Как и в других государственных органах и учреждениях, в судах есть отдел делопроизводства. Он занимается проверкой, регистрацией и подготовкой материалов для передачи в архив. Документы по судебному спору передают в отдел делопроизводства в течение 10 дней после вынесения решения.
Далее их могут направить в вышестоящие инстанции для рассмотрения жалоб, подготовки информации о движении дела. Участники процесса вправе запрашивать копии всех материалов. Если дело сдано в отдел судебного делопроизводства, а затем потеряно, его восстановят. Все подробности в нашей статье.
Как отдел делопроизводства связан с рассмотрением споров в судах
Пока идет рассмотрение дела, все материалы по нему находятся в распоряжении судьи. Он работает с документами на всех стадиях процесса — при подготовке и проведении заседаний, оформлении промежуточных и окончательных актов. Документы, которые включают в состав дела, могут передавать стороны. Многие материалы запрашивает сам суд (по своей инициативе или по ходатайству сторон). Обязанности по хранение и ведению возлагаются и на помощника судьи (секретаря).
Отдел судебного делопроизводства не участвует в процессе и заседаниях. Его роль строго вспомогательная, но тоже очень важная. В полномочия отдела и его специалистов входит:
- оформление всех дел, рассмотренных судом;
- непосредственно делопроизводство (регистрация входящих и исходящих документов, в том числе полученных из других судов);
- систематизация дел по различным критериям;
- регистрация отдельных документов и дела в целом (как минимум, это позволит отследить его движение);
- подготовка материалов для передачи в архив.
Еще одно важное полномочие — ответы на обращения участников процесса и иных лиц. Сюда входит и выдача копий различных материалов, так как они могут понадобиться уже после рассмотрения спора. При этом отдел делопроизводства не вправе менять содержание судебных актов и исполнительных документов.
Все нюансы делопроизводства и документооборота описаны в инструкции, утвержденной приказом Судебного департамента при ВС РФ № 36. Он распространяется на районные суды. Для участков мировых судей аналогичные руководящие акты утверждают департаменты региональных судов. Но в целом, там применяются аналогичные правила.
Когда дело сдается в отдел делопроизводства
Пока идет рассмотрение спора, материалы дела нужны судье. На заключительном этапе их используют для подготовки решений, определений или постановлений. В п. 7.9 инструкции на этот счет сказано следующее:
- документы для сдачи в отдел делопроизводства готовит секретарь заседания (нумерация, заполнение учетно-статистических карточек и т.д.);
- не позже 10 дней после подготовки мотивированного решения все материалы передают в отдел делопроизводства;
- если по делу будет подана жалоба, материалы направят в вышестоящую инстанцию;
- если жалобы не поданы, то решение вступит в силу, а документы сдадут в архив суда.
Таким образом, в состав материалов при передаче в отдел делопроизводства будет входить и само решение.
Указанные выше действия относятся к внутренней работе. Она не повлияет на ход и результат дела. Вышестоящие судебные органы периодически проводят проверки текущих и архивных материалов. Ее итогом может быть привлечение к дисциплинарной ответственности. Однако нарушения в порядке оформления, регистрации и хранения документов не приведут к пересмотру решений и аннулированию исполнительных листов.
Что означает передача материалов в отдел судебного делопроизводства
Стороны дела обычно принимают в нем активное участие (лично или через представителей). Также есть возможность подать ходатайство и попросить о рассмотрении спора в отсутствие истца или ответчика. В обоих вариантах можно отслеживать ход дела. Например, на сайтах судебных органов есть карточки с общедоступными сведениями (номером производства, датами заседаний, ФИО судьи и т.д.).
Для участника процесса передача материалов в отдел судебного делопроизводства означает следующее:
- рассмотрение спора по первой инстанции завершено, а его результат могут пересмотреть только в апелляции, кассации или надзоре;
- если началось обжалование, то отдел сам подготовит все материалы и временно направит их в вышестоящую инстанцию;
- копии материалов по запросу ответчика или истца будет выдавать именно отдел делопроизводства (впрочем, заявление об их выдаче необходимо подавать через канцелярию);
- копии судебных актов и исполнительных документов, а также их дубликатов, тоже оформляет отдел делопроизводства.
После получения материалов специалисты составляют опись, прошивают дело. Далее все сдают в архив. Там материалы хранят не менее 15 лет. Для уголовных дел этот срок зависит от состава и тяжести преступления (от 5 до 50 лет).
Отдел делопроизводства не может запрашивать дополнительные документы у участников процесса, у других организаций и лиц. В архив будут поступать иные материалы, связанные с исполнением решения (например, из ФССП). Они тоже подлежат учету и регистрации.
Как запросить и получить копии материалов дела
В ходе рассмотрения спора стороны могут знакомиться со всеми материалами, делать выписки и снимать копии. Естественно, само дело забрать с собой нельзя. Все действия доступны только после разрешения судьи. Истцу, ответчику или представителю с доверенностью дадут возможность работать с документами в одном из помещений суда.
Если материалы переданы в отдел делопроизводства, участник процесса или его представитель может:
- подать заявление об ознакомлении (по общим правилам – нужно подать заявление, дождаться разрешения судьи);
- запросить копии материалов, дубликат исполнительного документа или судебного акта (срок исполнения запроса зависит от того, сдано ли дело в архив);
- подать заявление о возвращении оригиналов документов, ранее предоставленных в процесс.
В инструкции по делопроизводству указаны сроки выдачи копий документов. По умолчанию, это обязаны сделать в день обращения. Но так как архивы часто хранятся за пределами здания суда и требуется дополнительное время на подготовку, то инструкция допускает выдачу копий в срок до 5 дней.
Что делать, если отдел судебного делопроизводства потерял документы
В инструкции есть целый раздел, посвященный порядку восстановления утраченных дел. Этим будет заниматься отдел делопроизводства. Но сначала судья выносит определение о восстановлении, назначает служебную проверку по факту утраты материалов. Участников дела уведомляют о начале данных процедур. Также они получат копию определения. Для восстановления утраченного дела могут:
- запрашивать копии документов у участников процесса, из государственных структур и иных организаций;
- опросить лиц, которые присутствовали при совершении процессуальных действий;
- использовать электронные документы и скан-копии, внесенные в систему делопроизводства.
Если на момент утраты дела уже выдан исполнительный документ, он не утратит силу. Поэтому ответчик не может надеяться, что взыскание будет прекращено или хотя бы приостановлено.
Хотя это сложно представить на практике, но дело могут потерять после вынесения решения и до оформления исполнительного документа. На этот случай тоже есть разъяснения в инструкции. При наличии судебного акта допускается выдача исполнительного листа, даже если утраченное дело невозможно восстановить.
Нужны ли документы из отдела делопроизводства для исполнительного производства
Судебные приставы работают не с материалами судебного дела, а с исполнительным документом, например, с судебным приказом. Он поступает в ФССП напрямую от взыскателя или из судебного органа. Если нужно разъяснить содержание документа, пристав обращается в суд. Также он обязан сам подать заявление о выдаче дубликата исполнительного листа, если он был утрачен уже после возбуждения производства.
Материалы дела не нужны и при прохождении банкротства. Здесь должник и кредиторы указывают ссылки на судебные акты и исполнительные документы, прикладывают их к заявлениям (по мере необходимости). Архивное дело могут запросить, если после возбуждения банкротства подана жалоба и она принята к рассмотрению. Это общий порядок, который тоже описан в инструкции по делопроизводству.
Если вам нужна помощь высокого качества при прохождении процедуры банкротства, обращайтесь за консультацией к нашим юристам!
